Siete historias de clientes nuestros

Nadie había mirado en años el servidor de la oficina donde vive todo el trabajo del despacho, un programa de expedientes. De ahí salieron tres encargos, en el orden en que llegaron. Empezamos por las copias; lo demás apareció al mirar.

Primer encargo: copias que llevaban años sin funcionar

Situación. Desde 2022, la copia programada cada noche intentaba guardarse en una carpeta que ya no existía. Nadie recibió un aviso. Las copias se fueron apilando dentro del propio servidor: 928 ficheros y el disco al 99 %. Ninguna había salido del edificio. Los documentos ni siquiera entraban en la copia.

Qué hicimos. Revisamos qué se copiaba, dónde y qué faltaba. Liberamos el disco. Montamos una copia diaria cifrada que sale del servidor y se guarda en la nube del propio despacho, con un mes de histórico. La probamos de verdad: descargamos una copia y la restauramos. Dejamos un vigilante que nos avisa a nosotros si un día no hay copia. Y entregamos al despacho la clave de cifrado y una guía de cómo recuperar.

Resultado. Copia diaria fuera de la oficina, comprobada. El disco pasó del 99 % al 73 %. Si un día falla, lo sabemos nosotros antes que ellos. Así trabajamos las copias de seguridad.

Segundo encargo: un servidor abierto a internet

Situación. El router tenía la administración accesible desde internet y varios servicios internos se alcanzaban directamente desde fuera. Y ese mismo servidor lo sostiene todo: los expedientes, el robot que presenta trámites, el chat interno, el gestor de contraseñas. La documentación decía una cosa y la red otra. El disco de copias externo llevaba tiempo desconectado.

Qué hicimos. Un diagnóstico en dos partes: desde fuera, lo que ve cualquiera en internet; desde dentro, con acceso a los equipos. Un informe en llano, ordenado por riesgo: qué se cierra hoy y qué puede esperar. Un acceso seguro por túnel cifrado para administrar el servidor sin abrir puertas nuevas. Y un plan por fases, empezando por lo urgente.

Resultado. El despacho sabe exactamente qué tiene expuesto, qué importa y en qué orden se cierra. Lo primero ya está hecho: las copias salen cada día del servidor y la administración va por túnel cifrado, no por la puerta abierta. Así trabajamos la ciberseguridad.

Tercer encargo: 1.475 expedientes atascados

Situación. 1.475 expedientes parados a la espera del mismo trámite ante el juzgado: un cambio de abogado, porque los abogados que los llevaban se habían ido. El programa del despacho debía generar los documentos y los cálculos, pero había dejado de hacerlo en febrero: alguien cambió una pieza del servidor a mano y una cola de trabajo se paró. El robot que presenta los escritos en la plataforma judicial no estaba preparado para este trámite. Todo a mano. No daba tiempo.

Qué hicimos. Diagnosticamos el programa y el robot. Reparamos la cola de trabajo: cálculos, impulsos y documentos volvieron a generarse solos. Contamos los expedientes reales en la base de datos, no los que decía la pantalla. Y ahora estamos montando el circuito completo del trámite: generar el escrito, comprobar que no falta ningún dato obligatorio, presentarlo, recoger el acuse y dejarlo en el expediente. Con aviso si algo falla.

Resultado. El programa vuelve a trabajar solo. Y el trámite que bloqueaba 1.475 expedientes se está convirtiendo en un circuito automático: el despacho supervisa, no teclea. Así trabajamos la automatización.

Situación. Todo el correo de la empresa, 76.000 mensajes de años, vivía solo en el ordenador de gerencia, un equipo viejo, sin copia en ningún otro sitio. Y el programa de gestión de la correduría corría en un servidor de la oficina del que nunca se había sacado una copia completa. Si un día pasaba algo en ese despacho, se iba todo. Lo encontramos de paso: habían llegado a nosotros por otra cosa, sospechaban una filtración y querían saber qué había pasado. Hicimos la auditoría y el informe, y al mirar apareció el resto.

Qué hicimos. Antes de tocar nada, copiamos el correo entero y comprobamos que se recuperaba completo. Solo entonces renovamos el sistema del ordenador y devolvimos el correo a su sitio. Sacamos una copia completa del servidor del programa de gestión y la guardamos fuera de la oficina. Y la probamos de verdad: la levantamos entera en otro sitio y entramos en el programa como un usuario más. De paso, el ordenador que se apaga cada tarde ahora se enciende solo cuando alguien entra desde casa.

Resultado. El correo volvió entero a su sitio y tiene copia comprobada. Si mañana pasa algo en la oficina, el programa de gestión arranca en otro sitio: lo hemos probado. Y desde entonces seguimos ahí: actualizaciones al día y alguien a quien llamar.

Situación. El instalador original desapareció y se llevó el código de instalador de la alarma. Dos centros de trasteros con puertas automáticas, alarma y cámaras, y un dueño que no puede estar en ninguno de los dos. Las baterías de las centrales estaban muertas. Una cámara nueva no grababa: nadie la había dado de alta en el grabador. Otro grabador no se podía ni abrir, porque compartía dirección con otro aparato de la red.

Qué hicimos. Primero miramos en remoto. Luego, tres jornadas en los centros. Cambiamos las baterías. Recuperamos el control de la alarma. Sustituimos dos cámaras (una giratoria con audio en la entrada, una compacta en el otro centro), preparadas antes de ir para no perder el día allí. Dimos de alta todo en los grabadores y arreglamos el conflicto de direcciones. Ordenamos el armario de comunicaciones con ventilación. Y enlazamos accesos y alarma, de momento en una entrada: quien pasa con una tarjeta válida desarma la alarma sin teclear nada.

Resultado. Todas las cámaras graban. La alarma tiene baterías y su control ya no depende de un instalador que se fue. El dueño controla las puertas y recibe los avisos desde el móvil, esté donde esté. Y ahora hay alguien que lo mantiene: nosotros, con aviso si algo se cae.

Situación. La web se caía. Trece dominios en un servidor alquilado cuyo sistema llevaba años sin soporte. Los certificados de seguridad fallaban al renovarse: 372 intentos fallidos, y el de una web a punto de caducar. Otra web devolvía «acceso prohibido» por un permiso mal puesto. Copias viejas amontonadas, una instalación fantasma sin actualizar. Y una segunda dirección de internet que se pagaba cada mes sin usarse.

Qué hicimos. Auditoría completa del servidor. Informe con prioridades: crítico, importante, puede esperar, con el tiempo estimado de cada cosa. Arreglamos la renovación de certificados (la causa era un subdominio de correo que ya no vivía allí). Recuperamos la web caída. Dimos de baja la dirección sin uso, y comprobamos después que nada apuntaba a ella. El resto quedó en una hoja de ruta con prioridades.

Resultado. La web carga, los certificados se renuevan solos y la agencia paga solo lo que usa. Tiene un plan claro y alguien a quien llamar. Trabajamos por tareas pequeñas, cada una explicada.

Situación. La nube «no sincronizaba» y cada uno trabajaba con una versión distinta de los archivos. Veintiséis personas y oficinas en varios países, todas sobre un único almacén en la nube: más de un millón de archivos y diez terabytes. En el portátil del primer equipo que revisamos, el programa que sincroniza los archivos se cerraba solo. Su usuario llevaba desde febrero trabajando desde el navegador y había probado de todo: copiar carpetas, accesos directos, volver a instalar. Nada duraba. Al mirar, el problema no estaba en su portátil: ocho de cada diez rutas del almacén eran demasiado largas para caber en ningún ordenador. La mitad del espacio lo ocupaban versiones antiguas de documentos. Y el almacén estaba a tres cuartos del límite, creciendo a un ritmo de meses, no de años. Nadie lo sabía.

Qué hicimos. Una sesión en remoto con su equipo para ver el fallo en vivo. Y una decisión: no tocar el portátil. Cualquier arreglo local habría dado unos días de mejora y vuelta al mismo punto, y no sería honesto cobrar por eso. En su lugar miramos la plataforma entera, sin cambiar nada, y entregamos un informe en llano con lo que pasa y por qué, y una hoja de ruta por bloques independientes, cada uno con su presupuesto y con la opción de parar entre bloque y bloque. Lo que no podía esperar, lo avisamos el mismo día.

Resultado. Saben qué pasa, por qué y en qué orden se arregla. Y saben que su portátil nunca fue el problema. Lo urgente está avisado. El plan está sobre su mesa, por bloques, y no hemos tocado nada suyo sin que lo decidan ellos.

Situación. Un cliente grande exigía que su plataforma en la nube y la red móvil privada del operador se hablaran por un túnel cifrado, con la configuración exacta del operador. Fabrican equipos que se instalan en la calle y envían datos por esa red privada. No sabían por dónde empezar y no podían fallar.

Qué hicimos. Antes de tocar nada suyo, montamos una réplica en una cuenta propia y la probamos de punta a punta. Con el procedimiento validado, lo hicimos en su nube y lo comprobamos de extremo a extremo. Entregamos un documento de cómo queda montado, para que cualquiera pueda seguirlo. Semanas después volvieron con un segundo encargo: que sus dieciocho aplicaciones salieran a internet por una única dirección fija, sin romper el túnel y sin dar acceso a la red privada a las que no lo necesitan. Hecho y documentado igual.

Resultado. Equipos, sensores y plataforma conectados de forma segura. Una sola dirección que autorizar. Y todo por escrito.

Situación. Un fin de semana, tras un cambio hecho por otro proveedor, los túneles cayeron uno tras otro: las oficinas dejaron de verse entre sí y la copia de seguridad, que cruza por ahí, dejó de salir. Tres sedes que trabajan contra sus sistemas en la nube, unidas por túneles cifrados. Nadie sabía por qué.

Qué hicimos. Miramos antes de tocar. Uno de los equipos se había quedado fuera de la configuración central que gobierna esos túneles. Lo volvimos a incluir, levantamos las conexiones y las comprobamos de extremo a extremo, con la copia otra vez en marcha y a la velocidad esperada. Y dejamos por escrito cómo queda montado y qué no se debe tocar, para que el siguiente cambio de otro proveedor no lo vuelva a tirar.

Resultado. Las tres sedes vuelven a trabajar como un solo sitio y la copia cruza cada noche. Y hay un documento que dice cómo está montado, que antes no existía.